Fokus dan To Do List yang Melejitkan Produktivitasmu!

thayyibah.com :: Begitu banyak, para ahli yang menyuruh kita supaya fokus. Fokus ada kunci sukses. Hanya dengan fokus, Anda akan mendapatkan hasil yang prima.

Pertanyaanya, bagaimana caranya supaya kita fokus?

Dalam berbagai kesempatan, saya sering mengatakan, yang dimaksud fokus ialah mengerjakan satu hal, dalam satu waktu, dan satu pikiran.

Memilih satu hal adalah mudah. Begitu juga memilih satu waktu adalah mudah. Yang sering menjadi hambatan ini menentukan satu pikiran. Inilah penghambat utama kita tidak fokus.

Kabar buruknya, justru ini yang sering tidak disadari. Lalu apa kabar baiknya?

Kabar baiknya Anda sudah membaca artikel ini. Artinya, jika selama ini Anda tidak fokus, mungkin penyebabnya Anda tidak bisa memusatkan pikiran pada satu pekerjaan. Hal ini bisa terlihat saat Anda mengerjakan satu tindakan dalam satu waktu, tetapi hasilnya tidak sesuai dengan apa yang Anda harapkan (atau yang diharapkan oleh bos Anda). Hal ini terjadi, karena pikiran tidak fokus.

Mirip dengan komputer, saat Anda membuka program bersamaan, maka RAM komputer Anda akan terbagi untuk menjalankan berbagai program, sehingga kinerja program Anda menjadi lambat, bahkan bisa nge-hang.

Cara mengatasinya ialah kita harus bersedia secara sukarela untuk menutup program-program lainnya. Begitu juga dengan pekerjaan kita, kita harus secara sukarela menghapus pikiran-pikiran tentang pekerjaan yang tidak sedang Anda kerja.

Hapuslah semua rencana, ide, gagasan, dan pertanyaan tentang pekerjaan lainnya. Setelah menghampusnya, Anda baru bisa fokus pada pekerjaan utama Anda saat ini. Lalu bagaimana cara menghapusnya?

8 LANGKAH MENUJU FOKUS

Salah satu cara sederhana yang bisa Anda lakukan ialah dengan memindahkan apa yang ada dalam pikiran Anda ke dalam kertas atau komputer.

1. Langkah pertama, identifikasikan pekerjaan apa saja yang harus Anda kerja. Tuliskan ke dalam sebuah kertas atau di dalam komputer.
2. Langkah kedua, pilihlah pekerjaan yang “harus” dikerjakan sekarang. Kemudian tuliskan dalam sebuah dafar yang saya sebuat “Fokus Today”.
3. Langkah ketiga, coret atau hapus pekerjaan lain yang tidak perlu dikerjakan. Semuanya harus! Betul, cobalah berpikir keras, adakah yang tidak diperlukan.
4. Langkah keempat, berikan skala prioritas pekerjaan yang Anda pertahankan. Ingat, bahwa ini adalah daftar pekerjaan yang tidak harus dilakukan sekarang.
5. Langkah kelima, buatlah catatan seperlunya tentang pekerjaan-pekerjaan yang tidak harus dilakukan sekarang. Inilah proses memindahkan apa yang ada di dalam kepala Anda ke dalam kertas.
6. Langkah keenam, simpan catatan ini ke dalam kelompok “Next Action”, baik dalam folder/map fisik maupun dalam folder komputer.
7. Langkah ketujuh, mintalah pikiran Anda, secara sadar untuk melupakan dulu daftar pekerjaan next action.
8. Langkah kedelapan, sekarang fokuslah pada pekerjaan yang harus dilakukan sekarang.

Selamat bekerja dengan fokus. Terapkan langkah-langkah sederhana ini, dan lihatlah hasilnya dalam beberapa pekan ke depan. Saya tunggu pengalaman Anda. Saya bisa fokus dengan cara ini.

To Do List Dan Fokus Yang Melejitkan Produktivitas Anda

Dalam istilah manajemen waktu, ada yang disebut dengan “To Do List”, yaitu daftar tindakan yang harus dilakukan. Sayangnya, ternyata banyak orang yang membuat to do list, tetapi tidak bisa melakukan apa yang ada di dalam to do list. Jika To do list tidak bisa dilakukan, maka tidak ada hasil yang akan kita peroleh.

Mengapa bisa terjadi?

Apa penyebab yang membuat sebuah to do list tidak dilakukan atau hanya sebagian yang bisa dilakukan? Penyebabnya adalah:

Isi dari to do list terlalu banyak. Anda sudah selesai membuat dan ternyata daftar tindakan Anda begitu panjang. Secara psikologis akan muncul perasaan enggan. Biasanya orang mengatakan “bingung harus mulai dari mana”

Mengapa isi to do list tersebut terlalu banyak? Anda mungkin akan mengatakan “Semuanya memang harus dilakukan.”

Betulkah?

Belum tentu. Jika Anda belum melakukan analisis yang benar, bisa jadi 80% pekerjaan Anda sebenarnya tidak perlu dilakukan. Bisa jadi, dari daftar tindakan tersebut, hanya 20% saja yang sebenarnya perlu dilakukan.

Ini artinya, kita masih belum bisa fokus pada hal-hal penting saja. Kita mengerjakan semuanya karena kita menganggap semuanya penting.

“Tapi memang semuanya penting koq! Tak ada satu pun yang bisa ditinggalkan.”

Yah, bisa jadi. Semuanya penting. Saya percaya, sebab memang kewajiban kita lebih banyak dari waktu yang kita miliki. Jadi, waktu kita tidak akan pernah cukup. Bukankah Anda sering mendengar perkataan “tidak punya waktu”?

Lalu bagaimana cara mengatasinya? Kuncinya ada di keputusan Anda. Anda harus berani mengambil keputusan, mana yang akan Anda kerjakan, mana yang tidak.

Tapi, masalah yang muncul sebagai karyawan ialah tidak memiliki kewenangan untuk memilih mana yang akan dikerjakan mana yang tidak. Semua tugas datang dari atasan dan semuanya harus dilakukan. Tugas yang datang dari atasan tidak ada hentinya sementara tugas sebelumnya belum selesai.

Tidak perlu mengeluh, sebab itu pun keputusan Anda untuk menjadi karyawan. Cara mengatasinya ialah Anda harus memiliki kecepatan kerja yang lebih baik. Menyingkirkan semua penghambat kerja, hal-hal yang tidak produktif, dan secara mental kita tidak menunda-nunda pekerjaan.

Jadi, agar “to do list” Anda bisa dikerjakan ada dua kunci.

• Yang pertama kurangi daftar pekerjaan Anda. Jika memungkinkan sampai tinggal 20% saja.
• Kunci yang kedua adalah kembangkan kecepatan kerja Anda.

Cara melakukan kedua kunci ini adalah agar Anda bisa fokus, Anda juga memerlukan kemampuan membuat to do list yang ramping. (put/thayyibah)